Das digitale Zeitalter hat uns so viele Möglichkeiten gegeben, miteinander zu kommunizieren – von Texten über Skype bis hin zu etwa einem Dutzend Technologien dazwischen. Sowohl die mündliche als auch die schriftliche Kommunikation haben heute ihren Platz im Geschäftsleben, und ein produktives Büro fördert die Etikette in allen Kommunikationsformen. Die Verwendung nur des einen oder anderen behindert die Fähigkeiten eines Mitarbeiters, effektiv mit Kunden, Kunden und Kollegen zu kommunizieren. Während E-Mails Ihre akribischen Arbeitsunterlagen präsentieren können, gibt es kein Emoticon, das so effektiv ist wie ein echtes Lächeln von Angesicht zu Angesicht, wenn Sie sprechen.
Aufzeichnungen
Es gibt einen Grund, warum E-Mails bei Regierungsskandalen oft zur Sprache kommen; Sie zeigen nicht nur, was jemand gesagt hat, sondern auch wann er es gesagt hat. Wenn Sie also eine dauerhafte Aufzeichnung der Kommunikation mit jemandem benötigen, erhalten Sie per E-Mail eine digitale Papierspur. Darüber hinaus können sich die Erinnerungen von Gesprächspartnern im Laufe der Zeit ändern, wichtige Details aus einer mündlichen Diskussion werden möglicherweise nicht mitgenommen, und es ist einfacher, Ihren Standpunkt in einer Bürosituation zu untermauern, wenn Sie die digitale Kopie haben, um dies zu beweisen. Wenn jemand Ihre E-Mail löscht oder darauf besteht, dass er sie nie erhalten hat, kann Ihr einziger Datensatz Ihr Ordner "Gesendet" sein. E-Mail kann auch eine effektive Möglichkeit sein, den Verlauf eines Projekts anzuzeigen und zu erfahren, wer das wertvollste Team-Asset war.
Verständnis
Die Kommunikation zwischen Kollegen umfasst mehr als nur Worte. Ihre Kollegen lesen Ihren Gesichtsausdruck und Ihre Körpersprache und registrieren den Ton Ihrer Stimme während eines Gesprächs. Wenn du jemandem von Angesicht zu Angesicht gegenüberstehst, nimmst du diese Hinweise auf und sie helfen, dein Verständnis für die Bedeutung der anderen Person zu vertiefen. Obwohl eine gut formulierte E-Mail direkt und klar sein kann, können Wörter auf einem Bildschirm manchmal falsch verstanden werden und Anstoß erregen, insbesondere wenn Sie es mit Sarkasmus oder Humor versuchen. Es kann auch weniger Zeit in Anspruch nehmen, einfach den Flur entlang zu gehen oder zum Telefon zu greifen und Bedenken im Detail zu besprechen, als eine lange E-Mail zu verfassen.
Emotion
Manchmal ist es einfach zu schwierig, bestimmte Situationen mit Kollegen zu besprechen, und die Leute wenden sich oft an E-Mails, um sich auszudrücken, ohne nervös zu werden. Sie haben Zeit, darüber nachzudenken, was Sie sagen möchten, und können diese Botschaft ohne Nervosität oder Stottern übermitteln. Sie haben die Zeit, eine intelligent begründete Frage oder einen Kommentar zu formulieren. Dies kann jedoch eine Einbahnstraße sein, da einige Mitarbeiter es einfacher finden, bissig, beleidigend oder unhöflich zu sein, wenn sie per E-Mail kommunizieren. Wenn die Emotionen hoch gehen, senden Menschen oft Nachrichten mit Worten, die sie persönlich nie verwenden würden.
Soziale Fähigkeiten
Das Schreiben von E-Mails kann es Mitarbeitern ermöglichen, unangenehme oder schwierige Gespräche zu vermeiden, aber es hilft ihnen nicht, das Problem direkt anzugehen. Während sich ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht manchmal unangenehm anfühlen kann, wird die Erfahrung dieses Gefühl verringern. Im Gespräch mit Kollegen werden Sie sich Ihrer eigenen nonverbalen Kommunikation bewusster. Gemeinsames Reden schafft Bindungen im Büro und zeigt Respekt vor den Menschen, sei es als Lob für eine gute Arbeit oder als Warnung vor einer inakzeptablen Situation.
