E-Mail kann, effektiv eingesetzt, eine kostengünstige und effiziente Methode für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen sein. Aufgrund der Natur von E-Mails können jedoch viele Dinge auf dem Weg schief gehen. Eine umfassende E-Mail-Richtlinie kann helfen, die richtige E-Mail-Nutzung zu definieren, aber selbst dieser Schritt lässt noch Raum für Ineffizienz und Kommunikationslücken.
Fehlkommunikation
E-Mail als Form der schriftlichen Kommunikation enthält nicht die wichtigen nonverbalen Hinweise, die für einen Großteil unseres Verständnisses verantwortlich sind. Dadurch kommen Sarkasmus, Humor und starke Emotionen beim Leser oft nicht gut an. Manchmal funktioniert es umgekehrt, wenn der Leser etwas Emotionen zuschreibt, das nicht mit dieser Absicht geschrieben wurde. Diejenigen, die mit E-Mails nicht vertraut sind, schreiben möglicherweise in Großbuchstaben oder verwenden übermäßige Satzzeichen, um etwas hervorzuheben, ohne zu bemerken, dass diese Elemente Emotionen enthalten. Dies kann zu Missverständnissen führen, die Arbeitsbeziehungen unnötig verletzen können.
Verschwendete Zeit
E-Mails bieten eine Möglichkeit zur Ablenkung bei der Arbeit. Mitarbeiter können geschäftliche E-Mails missbräuchlich verwenden, um persönliche Notizen oder Witze im Büro zu versenden. Selbst wenn die E-Mail für die Arbeit relevant bleibt, kann sie jedoch ablenken. Angenommen, Sie arbeiten zum Beispiel an einem Projekt und haben Ihren E-Mail-Client auf Ihrem Desktop geöffnet – wenn Sie jede eingehende E-Mail lesen und auf einige antworten – kann ein Projekt, das jetzt zwei Stunden gedauert hat, vielleicht vier dauern. Obwohl das ein- oder zweimalige Abrufen von E-Mails am Tag effizienter und ausreichender ist, haben viele das Gefühl, dass sie etwas Wichtiges verpassen, wenn sie nicht ständig ihren Posteingang überprüfen.
Probleme beim Trennen
Ein Vorteil von E-Mail besteht darin, dass Sie von fast überall mit einer Internetverbindung problemlos darauf zugreifen können. Für einige Unternehmen kann dies auch ein schwerwiegender Nachteil sein, der die Work-Life-Balance der Mitarbeiter gefährdet. Diejenigen Mitarbeiter, die immer mit der Arbeit verbunden bleiben, werden schneller ausbrennen als diejenigen, die sich Zeit für sich selbst nehmen. Sie verbringen möglicherweise keine schöne Zeit mit ihren Familien oder Freunden und fühlen sich dadurch möglicherweise gestresster und weniger erfüllt.
Permanenter Eintrag
Diejenigen, die E-Mail für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen verwenden, müssen darauf achten, dass die Korrespondenz zivil und klar bleibt. Mit E-Mail wird es einfach, eine schnelle, wütende Antwort abzuschreiben und sie ohne viel Nachdenken zu senden. Diese schnelle und feindselige Reaktion ist jetzt aktenkundig; du kannst es nicht zurücknehmen. Wenn Arbeitnehmer oder Arbeitgeber es auf die nächste Stufe heben und etwas Beleidigendes oder Unangemessenes sagen, könnte dies als Entlassungsgrund oder sogar als Beweismittel gegen sie vor Gericht verwendet werden. E-Mail fügt eine Ebene der Distanzierung hinzu und gibt den Menschen den Mut, Dinge zu sagen, die sie möglicherweise nicht persönlich oder am Telefon sagen.
