Möglicherweise erhalten Sie eine E-Mail, in der der Absender Sie auffordert, eine Antwort zu senden, um zu bestätigen, dass Sie seine Nachricht erhalten haben. Nicht jeder hat die Möglichkeit, sich beim Öffnen seiner E-Mail automatisch eine Empfangsbestätigung zusenden zu lassen. Wenn diese also dringende oder zeitkritische Informationen enthält, müssen sie wissen, ob sie in Ihrem Posteingang angekommen sind. Es ist auch eine Höflichkeit, anderen mitzuteilen, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben, wenn Sie darum gebeten haben, Ihnen Dokumente oder andere Informationen zu senden.
Schritt 1
Senden Sie die Bestätigung so schnell wie möglich. Eine rechtzeitige Antwort ist in der Geschäftswelt entscheidend, auch wenn die Informationen in der E-Mail nicht zeitkritisch sind.
Schritt 2
Bearbeiten Sie bei Bedarf die Betreffzeile der E-Mail. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise angeben, dass Sie ein Dokument an die Nachricht angehängt haben oder dass Ihre Antwort aktualisierte Informationen enthält. Wenn Sie die Betreffzeile nicht bearbeiten müssen, wird das Feld "Re:" automatisch ausgefüllt und dem Empfänger mitgeteilt, auf welche E-Mail Sie antworten.
Schritt 3
Schreiben Sie einen vollständigen Satz, der angibt, dass Sie die Nachricht erhalten haben und wann Sie diesbezüglich Maßnahmen ergreifen werden. Es ist professioneller zu sagen: "Hallo Steve, ich habe die E-Mail heute Morgen erhalten. Ich werde mich später am Nachmittag bei Ihnen melden" - was den Absender darüber informiert, dass Sie ihm Priorität geben werden - als nur zu schreiben: "Danke, verstanden."
Informieren Sie den Empfänger über alle relevanten Entwicklungen. Hier können Sie zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen: die Original-E-Mail bestätigen und den Empfänger über relevante Informationen auf dem Laufenden halten. Es macht keinen Sinn, eine zweite E-Mail zu senden, die besagt: "Übrigens, die Besprechung zu den Verträgen, die Sie mir geschickt haben, wurde auf 16 Uhr verschoben", wenn Sie bereits eine E-Mail-Konversation zu diesem Thema führen.
