Beim Durchschreiben von Personen in einer E-Mail wird zusätzlich zum Hauptempfänger im Feld "An:" der E-Mail eine Kopie einer Kopie an einen anderen Empfänger gesendet. Die richtige Etikette ist beim Versenden einer CC unerlässlich, da diese Art von E-Mail mit beruflichen Risiken verbunden ist, einschließlich der Überforderung des Managements mit zu vielen unnötigen E-Mails, Verletzung der Privatsphäre von Mitarbeitern, Verwirrung über Verantwortlichkeiten und redundanter Doppelarbeit.
Vermeide es, den Chef deines Kollegen zu kritisieren
Es könnte Ihnen helfen, Ihre Frustration an einen Manager abzugeben, der die Autorität hat, mit einem nervigen Kollegen umzugehen, aber das Senden eines CC an ihren Chef für eine E-Mail, in der sie wegen etwas Negativem angerufen wird, könnte Sie später verfolgen. Wenn Sie es jemand anderem antun, besteht die Möglichkeit, dass irgendwann jemand Ihren eigenen Chef in CC setzt und einen Fehler hervorhebt, den Sie gemacht haben. Anstatt schlechtes Karma für sich selbst zu schaffen, versuchen Sie, das Problem mit Ihrem Kollegen in einer privaten E-Mail oder noch besser persönlich zu lösen. Wenn Sie wirklich mit dem Management über das Problem sprechen müssen, tun Sie dies persönlich oder telefonisch – nicht per E-Mail, da Sie immer Gefahr laufen, dass das Management Ihnen mit einem CC an den betreffenden Mitarbeiter antwortet.
Antwort-Threads doppelt prüfen
Die beste Etikette besteht darin, einem Manager nur ein CC zu einem neuen Gespräch oder als FYI zu senden, das keine Antwort erfordert. Der schnellste Weg, jemanden in Verlegenheit zu bringen oder Informationen mit der falschen Person zu teilen, besteht darin, einen Vorgesetzten in einer E-Mail auf CC zu setzen, die auf viele andere E-Mails zwischen Ihnen und dem Hauptempfänger im selben Thread antwortet. Wenn die CC für die neueste E-Mail im Thread unbedingt erforderlich ist, löschen Sie vorherige E-Mails im selben Thread, wenn sie Informationen enthalten, die nur für Sie und den Hauptempfänger bestimmt sind. Machen Sie sich auch nicht die Mühe, einen Vorgesetzten bei E-Mails ohne wirklich notwendige Informationen, wie z. B. für ein einfaches "Danke!", mit CC zu versehen.
Um Erlaubnis fragen
Finden Sie im Voraus heraus, ob es für Ihre Kollegen und ihre Vorgesetzten oder Ihre Vorgesetzten in Ordnung ist, sie in E-Mails zu heiklen Themen wie der Arbeitsleistung anderer zu CC zu geben – oder welche E-Mail-Betreffs sie bevorzugen, ein CC zu erhalten. Wenn Sie eine mentale Aufzeichnung darüber machen, wer mit CCs einverstanden ist und wer nicht, ist es wahrscheinlicher, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern und Ihrem Management in Frieden bleiben. Sie können das Problem auch mit jemandem aus der Personalabteilung besprechen, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen eine Richtlinie hat, welche Arten von E-Mails an das mittlere oder obere Management gesendet werden sollen. Führungskräfte erhalten oft außergewöhnlich viele E-Mails und werden diese Höflichkeit wahrscheinlich zu schätzen wissen.
Bleiben Sie professionell
Jegliche elektronische Korrespondenz, in der das Management eine CC erhält, sollte so professionell und allgemein wie möglich sein. Sie könnten eine Richtlinie einführen, nach der Sie niemals CCs an Führungskräfte senden, die in irgendeiner Weise als persönlich, passiv-aggressiv oder kontrovers betrachtet werden könnten. Besser noch, um riskante CC-Fehler zu vermeiden, senden Sie keine CCs an das Management, sondern entscheiden Sie sich stattdessen für persönliche E-Mails oder Gespräche. Vermeiden Sie es außerdem, CCs an das Management zu senden, wenn dies zu Verwirrung darüber führen würde, wer die Verantwortung für eine Aktion übernehmen muss; Wenn entweder der Hauptempfänger oder der CC-d-Manager der Meinung ist, dass die andere Person Ihre E-Mail-Anfrage bearbeiten wird, wird sie möglicherweise überhaupt nicht bearbeitet oder beide könnten unnötige Doppelarbeit leisten.
