Dass E-Mail einen hohen Stellenwert in der modernen Geschäftskommunikation hat, ist unbestreitbar. Jeden Tag werden Millionen von E-Mails von Unternehmen an Kunden und Lieferanten, von Mitarbeitern an ihre Vorgesetzten und von einem Mitarbeiter zum anderen gesendet. Es gibt mehrere Gründe für das Übergewicht von E-Mail im Vergleich zu anderen Kommunikationsmitteln.
Unmittelbarkeit
E-Mails werden fast augenblicklich gesendet und empfangen, egal ob der Empfänger ein paar Häuser weiter oder Tausende von Kilometern entfernt ist. Aus diesem Grund rationalisiert die Verwendung von E-Mail sowohl die interne als auch die externe Kommunikation, macht es schneller und einfacher, wichtige Informationen zu übertragen und zu verbreiten und ermöglicht Statusaktualisierungen fast in Echtzeit. Der kontinuierliche Fluss relevanter Informationen macht Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen effizienter und produktiver und ermöglicht schnelle Reaktionen auf alle auftretenden Probleme.
Aufzeichnungen
E-Mail-Nachrichten bleiben im Posteingang eines Benutzers, wenn sie nicht absichtlich gelöscht werden, und sowohl eigenständige E-Mail-Software als auch Webmail-Dienste bieten eine Suchfunktion und Filter, die das Auffinden einer bestimmten Nachricht in Sekundenschnelle ermöglichen. Dadurch entsteht ein virtueller Papierpfad, der weitaus effizienter ist als gedruckte Dokumente, die in einer Schublade abgelegt werden, und macht es extrem einfach, wichtige Informationen aus der E-Mail-Kommunikation zu extrahieren.
Niedrige Kosten
E-Mail ist eine der günstigsten Möglichkeiten, mit der ein Unternehmen sowohl intern als auch extern kommunizieren kann. Kleine Unternehmen können sich einfach für kostenlose E-Mails bei Anbietern wie Gmail, Yahoo oder Hotmail anmelden; Selbst für größere Unternehmen sind die Gemeinkosten für die Wartung eines dedizierten E-Mail-Servers relativ gering. Der Kostenunterschied fällt besonders bei der Betrachtung der Massenkommunikation auf. Die Kosten für den Druck und die Zustellung eines Satzes von Werbeflyern oder -briefen sind beispielsweise um ein Vielfaches höher als für den Versand der Informationen per E-Mail.
Marketing
E-Mail ermöglicht es Unternehmen, Informationen über ihre Produkte und Dienstleistungen sowohl an bestehende als auch an potenzielle Kunden effizient und effektiv zu verbreiten. Zum Beispiel könnte ein Bekleidungsunternehmen eine E-Mail-Liste einrichten, die jeder abonnieren kann, und dann wöchentlich E-Mails an alle auf der Liste senden, in denen neue Katalogeinträge aufgeführt sind. Ebenso kann ein auf Unternehmenssoftware spezialisiertes Unternehmen andere Unternehmen direkt per E-Mail kontaktieren, um sich zu erkundigen, ob ihre Dienste für sie nützlich sind.
