Das Senden einer als Memorandum formatierten Outlook-E-Mail erinnert den Empfänger visuell daran, dass es sich bei der Nachricht um eine offizielle Mitteilung handelt. Obwohl Outlook keine integrierte Memovorlage hat, können Sie die Formatierungseinstellungen ändern, damit Ihre Nachricht dem allgemein akzeptierten Memostil entspricht. Nachdem Sie Ihre Nachricht als Memo formatiert haben, können Sie die Einstellungen in einer Vorlage speichern, damit Sie denselben Stil für zukünftige Memos verwenden können.
Schritt 1
Klicken Sie in Outlook auf "Neue E-Mail", um ein neues Nachrichtenfenster zu öffnen.
Schritt 2
Wählen Sie die Registerkarte "Text formatieren" und klicken Sie dann in den Nachrichtenbereich, um die Menübandoptionen zu aktivieren.
Schritt 3
Klicken Sie im Menüband auf den kleinen Pfeil in der Gruppe Absatz. Outlook öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die Absatzformatierungsoptionen ändern können, damit sie dem allgemein akzeptierten Format für Geschäftsnotizen entsprechen.
Schritt 4
Setzen Sie die Ausrichtungseinstellung auf "Links", um Ihren Text linksbündig auszurichten.
Schritt 5
Setzen Sie die Einstellung Special im Abschnitt Einrückung auf "Keine", um alle Einrückungen in neuen Absätzen zu entfernen.
Schritt 6
Ändern Sie die Einstellung für den Zeilenabstand in "Single".
Schritt 7
Ändern Sie die Einstellung Nach im Abschnitt Abstand auf mindestens 8 Punkte. Dadurch fügt Outlook eine Leerzeile zwischen Absätzen ein.
Schritt 8
Klicken Sie auf "OK", um die Absatzeinstellungen zu speichern.
Schritt 9
Wählen Sie eine leicht lesbare Schriftart wie Times New Roman oder Arial. Wählen Sie Courier New für einen altmodischen, maschinengeschriebenen Look.
Schritt 10
Speichern Sie die Nachricht als Vorlage, damit Sie sie für zukünftige Memos verwenden können. Klicken Sie auf "Datei", wählen Sie "Speichern unter" und ändern Sie dann die Einstellung "Speichern als Typ" in "Outlook-Vorlage (*.oft)." Benennen Sie die Vorlage "Memo" oder etwas Ähnliches und klicken Sie dann auf "Speichern".
Schritt 11
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld An ein und geben Sie dann das Thema des Memos in das Feld Betreff ein.
Schritt 12
Geben Sie den Text Ihres Memos in den Nachrichtenbereich ein. Fügen Sie kurze Abschnittsüberschriften ein, wenn Sie das Thema wechseln oder ein neues Segment beginnen. Lassen Sie vor und nach jeder Überschrift eine Leerzeile.
Erstellen Sie oben einen Kopfzeilenabschnitt, wenn Sie diese Informationen in den Nachrichtentext aufnehmen möchten. Die ersten vier Zeilen sollten mit "TO:", "FROM:", "DATE:" und "SUBJECT:" beginnen, wobei jede Zeile durch eine Leerzeile getrennt ist. Dieser Schritt ist optional, da der E-Mail-Header oben in der Nachricht bereits dem Memoformat folgt.
