Sie können jede Excel-Datei oder Tabelle in das PDF-Format konvertieren, indem Sie die in Microsoft Excel verfügbaren Funktionen "Als PDF speichern" oder "In PDF drucken" verwenden. Nachfolgend finden Sie die Schritte zum Drucken als PDF oder Speichern als PDF in Microsoft Excel.
In PDF drucken und als PDF in Microsoft Excel speichern
Mit Windows 10 mit integrierter Unterstützung für PDF (Printable Document Format) ist das Speichern oder Drucken von Excel-Tabellen im PDF-Format einfach.
Während sowohl "In PDF drucken" als auch "Als PDF speichern" eine Excel-Datei grundsätzlich in das PDF-Format konvertieren, unterscheiden sich die mit beiden Methoden hergestellten Endprodukte.
Wenn Sie Print to PDF in Microsoft Excel verwenden, werden in der resultierenden PDF-Datei alle Metadaten (Links, Autoreninformationen, Lesezeichen usw.) entfernt und es werden nur Informationen enthalten, die in einer gedruckten Datei verfügbar sind.
Im Vergleich dazu enthält die resultierende PDF-Datei bei Verwendung von Als PDF speichern in Microsoft Excel alle Metadaten und fast dieselben Informationen wie im Originaldokument.
So drucken Sie in Microsoft Excel als PDF
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Print to PDF in Microsoft Excel zu verwenden.
1. Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie als PDF drucken möchten.
2. Klicken Sie nach dem Öffnen der Datei auf die Registerkarte Datei in der oberen Menüleiste, um das Menü Datei zu öffnen.
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü Datei im linken Bereich auf die Option Drucken. Stellen Sie im rechten Bereich sicher, dass der PDF-Drucker (Microsoft Print to PDF) verfügbar ist, und passen Sie Seitengröße, Ausrichtung und Ränder nach Bedarf an.
Hinweis: Wenn Microsoft Print to PDF nicht verfügbar ist, müssen Sie den PDF-Drucker mithilfe der im nächsten Abschnitt beschriebenen Schritte bereitstellen.
4. Wenn Sie mit den Druckeinstellungen zufrieden sind, scrollen Sie etwas nach oben und klicken Sie auf das Feld Drucken.
5. Geben Sie im nächsten Bildschirm einen Namen für Ihre Datei ein> wählen Sie den Speicherort, an dem Sie die resultierende PDF-Datei speichern möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass "Dateityp" auf ".pdf" eingestellt ist, bevor Sie auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.
Sobald die PDF-Druckdatei gespeichert ist, können Sie sie zum Drucken senden oder elektronisch an Dritte weitergeben.
Wie oben erwähnt, enthält die PDF-Datei, die mithilfe der Funktion "In PDF drucken" in Microsoft Excel erstellt wurde, keine Links und andere Metadaten, die der ursprünglichen Excel-Datei zugeordnet sind.
Was tun, wenn Microsoft Print to PDF nicht verfügbar ist?
Wenn Sie zuvor auf einem tatsächlichen Drucker gedruckt haben, ist der Microsoft PDF-Drucker möglicherweise nicht verfügbar, wenn Sie versuchen möchten, in Microsoft Excel als PDF zu drucken.
In diesem Fall müssen Sie den Microsoft PDF-Drucker verfügbar und bereit machen, bevor Sie als PDF drucken können.
Wenn "Microsoft Print to PDF" nicht verfügbar ist, klicken Sie auf den aktuell verfügbaren Drucker und wählen Sie im angezeigten Menü Microsoft Print to PDF.
Danach können Sie jede Microsoft Excel-Datei als PDF drucken, indem Sie auf das Feld Drucken klicken, wie in Schritt 3 oben gezeigt.
Als PDF in Microsoft Excel speichern
Eine andere Möglichkeit, Microsoft Excel-Dateien oder -Tabellen in das PDF-Format zu konvertieren, ist die Verwendung der Funktion "Als PDF speichern", wie sie in Microsoft Excel verfügbar ist.
Wie oben erwähnt, enthält die resultierende gespeicherte PDF-Datei fast alle Informationen, die im Originaldokument verfügbar sind.
1. Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie als PDF drucken möchten.
2. Klicken Sie nach dem Öffnen der Datei auf die Registerkarte Datei in der oberen Menüleiste.
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü im linken Bereich auf die Option Speichern unter. Klicken Sie im rechten Bereich auf Durchsuchen.
4. Geben Sie im nächsten Bildschirm den Namen für Ihre PDF-Datei ein> wählen Sie Speicherort für die PDF-Datei und klicken Sie auf Speichern.
Dadurch wird die Microsoft Excel-Datei als PDF-Datei gespeichert, die Sie drucken oder für andere Benutzer freigeben können.
Unabhängig davon, ob Sie Als PDF speichern oder Als PDF drucken verwenden, behält die resultierende Datei ihre Schriftarten, Formatierungen und Paginierungen auf allen Geräten und Plattformen bei.
