Outlook 2013 bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Ihre E-Mails zu verwalten und zu organisieren. Eine nützliche Funktion ist das Erstellen von Regeln, mit denen Sie bestimmte Aktionen für eingehende Nachrichten automatisieren können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Regel in Outlook 2013 erstellen, die basierend auf einem Text in Klammern im Betreff einer E-Mail-Nachricht ausgelöst wird.
Um eine Regel zu erstellen, die auf einen bestimmten Text im Betreff reagiert, müssen Sie zunächst die Registerkarte "Start" öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Regeln" in der Gruppe "Verschieben". Wählen Sie im Dropdown-Menü "Regel erstellen" die Option "Regel erstellen" aus.
In der Regel-Assistenten-Dialogbox können Sie auswählen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Regel angewendet wird. In diesem Fall wollen Sie eine Regel erstellen, die basierend auf einem Text in Klammern im Betreff ausgelöst wird. Wählen Sie die Option "Mit bestimmten Wörtern im Betreff" aus und klicken Sie auf den Link "bestimmten Wörtern".
Ein neues Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie den spezifischen Text eingeben können, nach dem die Regel suchen soll. Geben Sie den Text in Klammern ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Beachten Sie, dass Outlook 2013 auch Platzhalter unterstützt, um eine breitere Auswahl von Texten abzudecken.
Sobald Sie den Text hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um zur vorherigen Dialogbox zurückzukehren. Hier können Sie auswählen, welche Aktion Outlook ausführen soll, wenn eine E-Mail mit dem spezifischen Text im Betreff empfangen wird. Sie können Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben, eine automatische Antwort senden, die Kategorien zuweisen und vieles mehr.
Nachdem Sie die gewünschten Aktionen ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Sie können der Regel einen Namen geben und auswählen, ob sie für alle E-Mails oder nur für bestimmte E-Mails gelten soll. Klicken Sie auf "Weiter", um fortzufahren.
Sie können optional eine Ausnahme für die Regel angeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausnahmen", um Ausnahmen hinzuzufügen, wie z.B. bestimmte Absender oder Empfänger, bestimmte Kategorien oder bestimmte Wörter im Text der E-Mail.
Nachdem Sie Ihre Ausnahmen ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um zur letzten Seite des Regel-Assistenten zu gelangen. Hier können Sie die Regel überprüfen und Änderungen vornehmen, wenn erforderlich. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Finish", um die Regel zu erstellen.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich eine Regel in Outlook 2013 erstellt, die basierend auf einem Text in Klammern im Betreff einer E-Mail-Nachricht ausgelöst wird. Diese Regel wird ab sofort automatisch angewendet, wenn eine E-Mail mit dem spezifischen Text im Betreff empfangen wird. Sie können Ihre Regeln jederzeit über die Registerkarte "Start" und die Schaltfläche "Regeln" im Bereich "Verschieben" verwalten.
Outlook 2013 Regeln erstellen - Regel gemäß Text in Klammern im Betreff
Wenn Sie viele E-Mails erhalten und Ihre Outlook 2013-Postfächer organisiert halten möchten, können Sie Regeln erstellen, um eingehende Nachrichten automatisch in bestimmte Ordner zu verschieben. In diesem Artikel geht es darum, eine Regel zu erstellen, die E-Mails gemäß einem Text in Klammern im Betreff verschiebt.
1. Öffnen Sie die Regel-Assistenten
Um eine neue Regel zu erstellen, starten Sie Outlook 2013 und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Fensters. Wählen Sie im Menü die Option "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
2. Wählen Sie die Bedingungen aus
Im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Regel" und wählen "Eine Regel aus Vorlagen erstellen". Wählen Sie dann "Einen benutzerdefinierten Ordner auswählen" und klicken Sie auf "Weiter".
Im nächsten Schritt wählen Sie "mit spezifischen Wörtern im Betreff" aus und klicken Sie auf "spezifische Wörter" in der unteren Sektion des Fensters "Regel-Assistent". Geben Sie das gewünschte Wort oder den Text in Klammern ein und klicken Sie auf "Hinzufügen". Anschließend klicken Sie auf "Weiter".
3. Wählen Sie die Aktionen aus
Im nächsten Schritt wählen Sie "Element in den Ordner Verschobene Elemente verschieben" aus und klicken Sie auf "einen benutzerdefinierten Ordner" in der unteren Sektion des Fensters "Regel-Assistent". Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie dann auf "Weiter".
4. Überprüfen und abschließen der Regel
Im letzten Schritt können Sie bei Bedarf Ausnahmen oder weitere Bedingungen festlegen. In den meisten Fällen können Sie jedoch den Standardwerten folgen und auf "Weiter" klicken. Geben Sie einen Namen für die Regel ein und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen zur Aktivierung der Regel aktiviert ist. Klicken Sie auf "Fertig stellen" und Ihre Regel wird erstellt und angewendet.
Nachdem Sie die Regel erstellt haben, werden alle eingehenden E-Mails, die den angegebenen Text in Klammern im Betreff enthalten, automatisch in den ausgewählten Ordner verschoben.
| Kontrollen / Aktionen | Beschreibung |
|---|---|
| Doppelklick | Öffnet eine ausgewählte E-Mail oder einen ausgewählten Ordner. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Adresse | Zeigt die Kontaktkarte für die ausgewählte E-Mail oder den ausgewählten Kontakt an. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammen? | Zeigt Ihnen an, ob Personen in der E-Mail-Liste für eine Besprechung zusammenkommen können. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Sie haben dafür nicht gestimmt | Löscht Ihre Stimme für eine E-Mail-Abstimmung. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Züge | Zeigt Ihnen eine Liste der im Posteingang vorhandenen IMAP-Ordner an. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Wird nicht | Markiert diese E-Mail als ungelesen. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche der nächste | Zeigt die nächste E-Mail im Posteingang an. |
| Klicken Sie auf die Schaltflächen Nachricht verschieben/Nachricht kopieren/Als gelesen markieren/Nach Kategorien sortieren | Ordnen Sie die ausgewählte E-Mail einer Aktion zu. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachrichten behandeln | Öffnet das Fenster "Nachricht bearbeiten" für die ausgewählte E-Mail. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Statistik | Zeigt statistische Informationen über die ausgewählte E-Mail an. |
| Klicken Sie auf die Schaltfläche Verfolgung | Zeigt an, ob für die ausgewählte E-Mail eine Nachverfolgung aktiviert ist oder nicht. |
Regelmäßige Organisation von E-Mails in Outlook erleichtern
In Microsoft Outlook können Sie Regeln erstellen, um Ihre E-Mail-Nachrichten automatisch zu organisieren. Mithilfe dieser Regeln können Sie bestimmte Aktionen ausführen lassen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann die Verwaltung Ihrer E-Mails effizienter machen und Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Kommunikation zu behalten.
Um eine Regel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte "Datei".
- Klicken Sie im Menü auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Regeln für Ihr Postfach.
- Wählen Sie die Option "Regel erstellen" und klicken Sie auf "Weiter".
- Wählen Sie die Bedingung oder Kombination von Bedingungen aus, die erfüllt sein müssen, damit die Regel angewendet wird. Dies kann beispielsweise das Vorhandensein bestimmter Wörter im Betreff oder im Text der Nachricht sein.
- Legen Sie die Aktion fest, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Dies kann das Verschieben der Nachricht in einen bestimmten Ordner, das Markieren der Nachricht oder das Verschieben in eine bestimmte Kategorie sein.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen oder Ausnahmen hinzu.
- Geben Sie der Regel einen Namen und klicken Sie auf "Fertig stellen".
Sie können auch Regeln bearbeiten oder vorhandene Regeln duplizieren und anpassen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Die erstellten Regeln werden automatisch auf eingehende Nachrichten angewendet und können Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mails effizienter zu organisieren. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Antworten auf eine bestimmte E-Mail automatisch in einem separaten Ordner abzulegen oder E-Mails von bestimmten Absendern automatisch in einer Kategorie zu markieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass Regeln in Outlook serverbasiert oder clientbasiert sein können. Serverbasierte Regeln werden auf dem E-Mail-Server ausgeführt, bevor die Nachrichten an Ihren Outlook-Posteingang gesendet werden. Clientbasierte Regeln hingegen werden in Ihrem Outlook-Programm ausgeführt. Wenn Sie serverbasierte Regeln verwenden möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr E-Mail-Server diese Funktionalität unterstützt.
Indem Sie Regeln in Outlook verwenden, können Sie Ihre E-Mails effizienter organisieren und so Zeit sparen. Durch die Automatisierung bestimmter Aktionen können Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und vermeiden, dass Ihre E-Mail-Kommunikation chaotisch wird. Probieren Sie es aus und optimieren Sie Ihre E-Mail-Verwaltung!
E-Mails effizient mit Regeln sortieren und verwalten
Wenn Sie viele E-Mails erhalten und ein effizientes System zum Sortieren und Verwalten Ihrer Nachrichten benötigen, können Sie Regeln in Outlook 2013 erstellen. Regeln sind automatisierte Aktionen, die basierend auf bestimmten Kriterien angewendet werden können, um E-Mails in bestimmte Ordner zu verschieben, zu markieren, zu beantworten oder auf andere Weise zu verwalten.
Um eine Regel in Outlook 2013 zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf den Button "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
- Es erscheint ein Dialogfenster mit verschiedenen Registerkarten. Wählen Sie die Registerkarte "E-Mail-Regeln" aus.
- Klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie aus den verfügbaren Optionen aus, um die Regel zu erstellen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
- In der Regelbeschreibung geben Sie an, welche Aktionen durchgeführt werden sollen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
- Klicken Sie auf "OK", um die Regel zu speichern.
Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die alle E-Mails von einer bestimmten Person automatisch in einen bestimmten Ordner verschiebt. Oder Sie können eine Regel erstellen, die alle E-Mails mit einem bestimmten Stichwort markiert. Die Möglichkeiten sind vielfältig und können an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Das Erstellen von Regeln in Outlook 2013 kann Ihnen dabei helfen, Ihren Posteingang organisiert zu halten und wichtige E-Mails leichter zu finden. Es spart Zeit und Aufwand, da Sie nicht jedes Mal manuell nach bestimmten E-Mails suchen oder Ordner erstellen müssen.
Wenn Sie die Regeln nicht manuell konfigurieren möchten, können Sie auch die Option "Regeln erstellen" verwenden, die automatisch Regeln basierend auf dem Verhalten anderer Personen erstellt. Diese Option analysiert Ihr E-Mail-Verhalten und schlägt Regeln vor, die möglicherweise nützlich sein könnten.
Im Allgemeinen ist das Erstellen von Regeln in Outlook 2013 eine effiziente Möglichkeit, Ihre E-Mails zu sortieren und zu verwalten. Es hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Nachrichten zu behalten und wichtige Informationen leichter zu finden.
