Mit Microsoft Outlook können Sie Kontaktgruppen erstellen, die auch als Verteilerlisten oder E-Mail-Gruppen bekannt sind. Wenn Sie routinemäßig E-Mails an dieselbe Gruppe von Personen senden, können Sie durch die Einrichtung als Kontaktgruppe Zeit sparen, indem Sie die E-Mail an die Gruppe senden, anstatt alle Adressen einzugeben. Sie können auch eine Kontaktgruppe erstellen, die andere Kontaktgruppen enthält. In den meisten Fällen ist die Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie in einer Kontaktgruppe haben können, unbegrenzt.
Ältere Outlook-Versionen
Outlook 2010 und höher haben keine Begrenzung der Anzahl der Adressen, die Sie in eine Kontaktgruppe aufnehmen können. In früheren Versionen hängt die maximale Anzahl von Adressen, die Sie in eine Kontaktgruppe aufnehmen können, von der Menge der für jeden Kontakt gespeicherten Informationen ab. Typische Grenzwerte liegen zwischen 50 und 70 Kontakten, können aber auch nur 25 betragen. Eine Kontaktgruppe funktioniert möglicherweise nicht mehr, wenn Sie zusätzliche Kontaktinformationen für die Mitglieder angeben. In diesem Fall können Sie die Gruppe in zwei Kontaktgruppen aufteilen.
Exchange und andere Mailserver
Auch wenn die Anzahl der Adressen in einer Kontaktgruppe unbegrenzt ist, kann der Mailserver Beschränkungen haben. In einer Unternehmensumgebung kann der Microsoft Exchange-Server maximale Größen für Kontaktgruppen aufweisen. In Heim- und Kleinunternehmensumgebungen kann Ihr Internetdienstanbieter E-Mails blockieren, die mehr als eine angegebene Anzahl von Adressen enthalten. Darüber hinaus können E-Mails, die eine große Anzahl von Adressen enthalten, vom E-Mail-Anbieter oder der Client-Software des Empfängers als Spam markiert oder blockiert werden.
Datenschutz und Lesbarkeit
Wenn Sie eine E-Mail an eine Kontaktgruppe senden, ersetzt Outlook den Gruppennamen durch die E-Mail-Adressen aller Personen in der Gruppe, sodass alle Empfänger die E-Mail-Adressen aller Personen sehen. Dies kann oben in der E-Mail viel Platz beanspruchen und wirft auch Datenschutzbedenken auf. Wenn die Gruppe beispielsweise ein Gaming-Club ist und sich alle Mitglieder kennen, ist das in Ordnung; Wenn sich die Gruppenmitglieder jedoch nicht kennen, kann das Senden der E-Mail-Adresse aller anderen Gruppenmitglieder an alle Gruppenmitglieder eine ernsthafte und sogar illegale Verletzung der Privatsphäre darstellen. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie beim Senden an eine Kontaktgruppe das BCC-Feld, nicht das TO-Feld.
Kontaktgruppe vs. Mailingliste
Eine Kontaktgruppe ist eine bequeme Möglichkeit für eine Person, routinemäßig E-Mails an eine oder mehrere Personengruppen zu senden. Wenn jedoch eine große Gruppe von Personen häufig E-Mails aneinander senden muss und insbesondere der Datenschutz erwünscht ist, ist ein Abonnenten-Diskussionslisten- oder Mailinglistenprogramm der bessere Weg, da dies webbasierte Programme sind, die jedem um eine E-Mail an eine Gruppe mit einer einzigen E-Mail-Adresse zu senden.
