Die Abstimmungsschaltfläche von Outlook bietet eine bequeme Möglichkeit, Elemente zur Genehmigung an Vorgesetzte oder Teammitglieder zu senden. Wenn der Empfänger für eine der Optionen stimmt, verfolgt Outlook die Antwort und ermöglicht es Ihnen, eine Zusammenfassung aller Antworten auf eine bestimmte Nachricht anzuzeigen. Sie können eine einzelne Person oder eine ganze Gruppe befragen und einfache Auswahlmöglichkeiten wie "Genehmigen/Ablehnen" oder kompliziertere Optionen, die Sie selbst festlegen, bereitstellen.
Bedarf
Um Elemente zu verfolgen, die Sie zur Genehmigung oder Abstimmung eingereicht haben, muss sich Ihr E-Mail-Konto auf einem Microsoft Exchange-Server befinden. Exchange-Server werden normalerweise in Büroumgebungen verwendet; Ihre privaten und privaten E-Mail-Konten verwenden wahrscheinlich keinen Exchange-Server, es sei denn, Sie richten das Konto über Ihre Arbeit oder Schule ein. Außerdem müssen die Empfänger der E-Mail Outlook 2003 oder höher verwenden, um eine Stimme abzugeben, obwohl sie kein Exchange-Konto benötigen, wenn sie nur die Nachricht erhalten.
Senden Ihrer Genehmigungsanfrage
Das Senden Ihrer E-Mail-Anfrage mit der Tracking-Funktion ist ziemlich einfach: Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht wie gewohnt, einschließlich der Frage oder des Dokuments, für das Sie eine Genehmigung benötigen. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Optionen" und klicken Sie im Menüband auf "Abstimmungsschaltflächen verwenden". Outlook zeigt Auswahlmöglichkeiten an, die Sie den Empfängern anbieten können. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, zu genehmigen oder abzulehnen, oder fordern Sie einfach ein Ja, Nein oder Vielleicht an. Sie können auch "Benutzerdefiniert" auswählen, um eigene Optionen bereitzustellen; Geben Sie einfach die Optionen in das Feld "Abstimmungsschaltflächen verwenden" auf dem nächsten Bildschirm ein und trennen Sie jede Option durch ein Semikolon.
Verwenden der Abstimmungsschaltflächen
Wenn der Empfänger Ihre Nachricht in Outlook öffnet, wird oben eine Warnung angezeigt, die ihm mitteilt, dass die Nachricht Abstimmungsschaltflächen enthält. Durch Klicken auf die Benachrichtigung in Outlook 2013 und Outlook 2010 kann der Empfänger die Abstimmungsoptionen anzeigen und auf eine klicken. In den Versionen 2007 und 2003 werden die Abstimmungsoptionen in der Symbolleiste angezeigt. Nachdem die Person ihre Stimme abgegeben hat, sendet Outlook automatisch eine Antwort an den ursprünglichen Absender, die ihn über die Auswahl informiert.
Verfolgen Sie die Ergebnisse
Sie können nicht nur die Ergebnisse aus den Betreffzeilen verfolgen, sondern auch eine Tabelle aufrufen, die eine Zusammenfassung der Antworten auf eine einzelne Frage anzeigt. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie eine Frage an eine große Gruppe senden. Öffnen Sie einfach eine der Antworten auf Ihre Frage und klicken Sie dann oben in der Nachricht auf die Antwort der Person. Outlook zeigt eine weitere Option zu "Abstimmungsantworten anzeigen" an. Klicken Sie auf die Option, um alle abgegebenen Stimmen, Genehmigungen oder Ablehnungen für diese bestimmte Frage anzuzeigen.
