Obwohl es wie ein Kinderspiel erscheinen mag, ist es tatsächlich eine Kunst, ein Geschäftstreffen per E-Mail zu organisieren. Wenn Sie planen, ein Mittagessen in Ihr Meeting einzubeziehen, müssen Sie noch einige Dinge beachten. Die Grundidee hier ist, nicht zu viel nachzudenken und wertvolle Arbeit oder persönliche Zeit mit den Details zu verschwenden – aber gleichzeitig sollten Sie die Bedürfnisse und Motivationen der anderen Person im Auge behalten.
Schritt 1
Schreiben Sie eine relevante Information in die Betreffzeile der E-Mail, die darauf hinweist, dass die E-Mail eine Einladung zum Mittagessen ist. Verwenden Sie keine nervigen Großbuchstaben oder Emoticons in der Betreffzeile – oder sonstwo in der Geschäftskommunikation. Geben Sie stattdessen Ihren Zweck klar und professionell an; Sie könnten beispielsweise einfach "Mittagsbesprechung Mittwoch?" eingeben. oder etwas ähnliches.
Schritt 2
Beginnen Sie mit einer herzlichen und professionellen Begrüßung. Wenn Sie mit diesem Geschäftskontakt mit dem Vornamen sprechen, ist es in Ordnung, die Person in der Begrüßung mit ihrem Vornamen anzusprechen, z. B. "Lieber Scott" oder einfach "Scott:". Wenn Sie die Person nicht sehr gut kennen, verwenden Sie den Nachnamen und "Mr." oder "Frau."
Schritt 3
Geben Sie an, dass Sie die Person zum Mittagessen treffen möchten, und sagen Sie dann, warum Sie sich treffen möchten.
Schritt 4
Geben Sie einige Optionen für Datum und Uhrzeit an, basierend auf Ihrem Wissen über den Zeitplan der Person. Wenn Sie beispielsweise einen Restaurantbesitzer treffen, dessen Restaurant freitags ein Sonderangebot anbietet, bitten Sie ihn nicht, sich an einem Freitag zu treffen. Teilen Sie der Person die Tage und Zeiten mit, an denen Sie verfügbar sind, und bieten Sie ein paar Tage oder Zeiten zur Auswahl an. Sie können Datum und Uhrzeit auch dem Ermessen der anderen Person überlassen – dies kann jedoch bedeuten, dass mehr E-Mails hin und her gesendet werden, um tatsächlich ein für beide Seiten bequemes Datum zu finden.
Schritt 5
Schlagen Sie ein paar Restaurants vor, die Ihrer Meinung nach für die Art des Treffens geeignet sind. Wenn Sie zum Beispiel ernste, intime Details über die Geschäfte der Person zu besprechen haben, ist es wahrscheinlich eine schlechte Idee, sich in der örtlichen Kneipe zu treffen, in der sich alle seine Freunde regelmäßig treffen. Auf die gleiche Weise haben Sie mehrere Daten und Uhrzeiten vorgeschlagen, schlagen Sie einige Orte vor, um der anderen Person die Möglichkeit zu geben, auszuwählen.
Schritt 6
Informieren Sie den Empfänger über seine nächsten Schritte sowie über alle Details, die er möglicherweise über Ihr Follow-up wissen möchte. Wenn Sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine Rückmeldung benötigen, um Ihren Terminplan frei halten zu können, sagen Sie ihm dies höflich. Wenn Sie nach der E-Mail für ein paar Tage nicht in der Stadt sind, teilen Sie ihm mit, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr bei ihm melden.
Melden Sie sich herzlich ab, z. B. mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Wenn an Ihre E-Mails keine automatische Signaturzeile mit Ihren Kontaktdaten angehängt ist, geben Sie am Ende der E-Mail unbedingt Ihre Telefonnummer und andere wichtige Kontaktinformationen an.
