Der Personal Computer hat die Art und Weise, wie Menschen Geschäfte machen, nachhaltig verändert: Für jede wichtige Unternehmensaufgabe gibt es eine passende Softwarelösung. Wenn Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens immer noch von Hand erledigen, sollten Sie die großen Unterschiede zwischen dieser und der Verwendung einer dedizierten Buchhaltungssoftware berücksichtigen. Die Digitalisierung hat große Vorteile, aber diese Vorteile sind mit gewissen Risiken verbunden. Es hängt alles davon ab, was für Sie und Ihr Unternehmen am besten funktioniert.
Genauigkeit und Konsistenz
Buchhaltungssoftware verwendet automatisierte Berechnungen, um sicherzustellen, dass Ihre Mathematik immer richtig ist. Darüber hinaus sorgt die computergestützte Buchführung durch standardisierte Dateiformate und etablierte Arbeitsabläufe für Konsistenz in Ihrer Berichterstattung. Eine Buchhaltungssoftware ist jedoch nur so schlau wie der Nutzer, und der Umstieg auf die digitale Buchhaltung garantiert nicht unbedingt die Fehlerbeseitigung. Die computergestützte Buchführung ist jedoch bei korrekter Ausführung genauer als die manuelle Buchführung.
Eintrittsgeschwindigkeit
Sobald Sie eine computergestützte Lösung für Ihr Unternehmen implementiert haben, sollte die Zeit, die Sie mit Buchhaltungsaufgaben verbringen, stark sinken. Daten über eine Tastatur einzugeben und den Computer die Arbeit erledigen zu lassen, ist schneller als Dinge aufzuschreiben und die Mathematik mit einem Taschenrechner auszurechnen. Darüber hinaus sind Daten, die über eine computergestützte Buchhaltung eingegeben wurden, sofort zugänglich, sodass Sie immer die neuesten Zahlen zur Verfügung haben. Der Nachteil ist, dass die Anpassung an die neue Software einige Zeit in Anspruch nehmen wird, wodurch die anfängliche Zeitersparnis verringert wird.
Sicherheit
Während Sie Ihre Buchhaltungsdaten mit einem Passwort schützen und auf Ihrem Arbeitscomputer speichern können, ist die manuelle Buchhaltung weniger sicher, da sich die schriftlichen Dokumente mit der Zeit anhäufen und immer größere Speicherlösungen erfordern. Darüber hinaus können Sie digitale Abrechnungsdaten problemlos auf einem externen Laufwerk sichern, während Sie manuelle Abrechnungsdaten manuell kopieren müssen. Der Verlust Ihrer digitalen Buchhaltungsdaten ist weniger dramatisch als der Verlust der Originaldokumente, da Sie Ihre Backups mit minimalem Aufwand wiederherstellen können. Computerhardware ist jedoch anfälliger als die eigentlichen Dokumente, sodass Sie im Falle eines Hardwareproblems Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen müssen.
Einfache Verteilung
In der manuellen Buchhaltung erstellen und verteilen Sie Rechnungen, Rechnungen und andere Belege von Hand. Mit der digitalen Buchhaltung können Sie denselben Dokumentensatz in viel kürzerer Zeit erstellen und so viele Kopien drucken, wie Sie benötigen. Sie können dann digitale Dokumente per E-Mail versenden und so die Menge an physischen Medien begrenzen, die Ihr Unternehmen tatsächlich verwenden muss. Mit computergestützter Buchhaltungssoftware ist es einfach, alle Dokumente zu drucken, zu kopieren und zu senden, die Ihr Unternehmen benötigt. Dies erleichtert es jedoch auch einer schändlichen Partei, Ihre Daten abzufangen.
