Dropbox verwendet ein "Kopienkonflikt"-System, wenn mehrere Personen an derselben Datei arbeiten (oder wenn derselbe Benutzer ein einzelnes Dokument an zwei Orten geöffnet hat). Änderungen an der Datei werden von Dropbox nicht automatisch zusammengeführt. Stattdessen werden zwei separate Kopien der Datei aufbewahrt, die der Benutzer nach Bedarf zusammenführen oder entfernen kann.
So funktionieren widersprüchliche Kopien
Wird ein Dokument, das gerade bearbeitet wird, von einem anderen Dropbox-Benutzer geöffnet, erstellt der Dropbox-Client automatisch eine Kopie davon, wobei neben dem ursprünglichen Dateinamen auch der Benutzerkontoname und das Systemdatum verwendet werden. Dadurch wird verhindert, dass ein Benutzer die Arbeit eines anderen überschreibt. Die zwei (oder mehr) Kopien der Datei werden dann getrennt aufbewahrt, bis die Benutzer mit Zugriff auf den Ordner entweder die Dateien zusammenführen oder eine davon entfernen. Die Möglichkeiten zum Zusammenführen der Änderungen hängen von den Programmen ab, mit denen auf die betreffende Datei zugegriffen wird, Dropbox selbst bietet jedoch keine solche Funktionalität.
Ordner freigeben
Die in Dropbox integrierte Ordnerfreigabefunktion ermöglicht mehreren Personen den Zugriff auf denselben Dateiordner. Jeder Benutzer muss bei Dropbox registriert sein und die Dropbox-Software auf einem lokalen Computer installiert haben – dies ermöglicht jedem Benutzer eine lokale Kopie des betreffenden Ordners. Änderungen, die von einer Person an diesem Ordner vorgenommen werden, werden dann mit den anderen Speicherorten synchronisiert, an denen der Ordner freigegeben ist. Ordner können für andere Dropbox-Benutzer freigegeben werden, indem Sie in Windows oder auf der Dropbox-Website mit der rechten Maustaste darauf klicken.
Verknüpfen mit Ordnern und Dateien
Ordner und einzelne Dateien können auch über einen privaten Link freigegeben werden. Jeder mit diesem Link kann dann die ausgewählten Dateien oder Ordner mit oder ohne Dropbox-Konto anzeigen, herunterladen und öffnen. Die Freigabe von Dateien und Ordnern auf diese Weise ermöglicht keine bidirektionale Synchronisierung – während die Empfänger des Links Dateien herunterladen und auf ihren eigenen Computern Änderungen daran vornehmen können, wirken sich diese Änderungen nicht auf die in Dropbox gespeicherten Originale aus. Wenn Sie diese Methode verwenden, können nicht mehrere Benutzer gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten und es werden keine Dateien mit Konflikten erstellt.
Empfohlene Vorgehensweise
Die Funktion für freigegebene Ordner von Dropbox ist eine bequeme Möglichkeit, es mehreren Personen zu ermöglichen, an derselben Dateigruppe zu arbeiten. Solange Dokumente nicht gleichzeitig geöffnet werden, werden Änderungen jedes Benutzers automatisch über alle Kopien des Dokuments und die im Web gespeicherte Version synchronisiert. Wenn in Konflikt stehende Kopien erstellt werden, verwenden Sie die Datums- und Benutzerzeitstempelinformationen, um herauszufinden, welche Version beibehalten werden soll. Die Konfliktkopierfunktion wird auch dann aktiviert, wenn das betreffende Programm eine Bearbeitung durch mehrere Benutzer zulässt. In Konflikt stehende Kopien können auch von einem einzelnen Benutzer erstellt werden, der ein Dokument auf einem Computer geöffnet lässt und auf einem anderen zur Bearbeitung zurückkehrt. Stellen Sie nach Möglichkeit sicher, dass alle Ihre Dropbox-Dokumente geschlossen und gespeichert werden, wenn Sie zwischen Computern wechseln.
