Früher fing die geschäftliche Kommunikation oft mit einem Handschlag an, aber das ist heute nicht mehr der Fall. Im 21. Jahrhundert haben Sie wahrscheinlich viele geschäftliche und persönliche Kontakte "getroffen" und mit ihnen interagiert, ohne deren Gesichter jemals zu sehen. Viele dieser Interaktionen beginnen mit der E-Mail-Kommunikation. Wenn Sie einer Person, die Sie nicht kennen, eine E-Mail schreiben müssen, befolgen Sie einige Grundregeln, um sicherzustellen, dass Sie professionell bleiben und nicht beleidigen.
Schritt 1
Geben Sie eine prägnante Betreffzeile ein, die beschreibt, warum Sie dieser Person schreiben. Da Sie die Person nicht kennen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie schreiben. Die Leute erhalten viel Spam in ihren Posteingängen. Wenn Sie also eine persönliche oder geschäftliche Verbindung haben, ist es möglicherweise eine gute Idee, dies in der Betreffzeile zu erwähnen.
Schritt 2
Verwenden Sie "Frau". oder "Herr." und den Nachnamen der Person in der Begrüßung. Gehen Sie niemals davon aus, dass eine Frau verheiratet ist, es sei denn, Sie wissen, dass sie es ist; als solche "Frau." ist eine neutralere Art, eine Frau anzusprechen. Wenn Sie sich des Geschlechts der Person nicht sicher sind, raten Sie nicht; Verwenden Sie stattdessen den Vor- und Nachnamen der Person. Sie können "Sehr geehrter Herr" verwenden, wenn Sie möchten, wie in "Sehr geehrter Herr Schmied", aber Sie können auch "Sehr geehrter Herr" weglassen und einfach "Herr Schmied:" eingeben. Beachten Sie, dass Sie ein Komma benötigen, wenn "Dear" verwendet wird, und einen Doppelpunkt, wenn dies nicht der Fall ist.
Beschreiben Sie den Grund Ihres Schreibens oder die Verbindung, die Sie zu der Person in der ersten Zeile der E-Mail haben. Viele Leute kommen nicht über die erste Zeile der E-Mail hinaus, wenn sie davon ausgehen, dass es sich um Junk-Mail handelt. Ebenso lesen einige Leute ihre E-Mails auf mobilen Geräten, die manchmal nur die erste Zeile der E-Mail anzeigen, wenn die E-Mails im Listenformat angezeigt werden. Wenn Sie Ihre Absicht im Voraus angeben, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort erhalten.
