Die Verwendung eines Memoformats in Microsoft Office Outlook-E-Mails kann den E-Mail-Nachrichten ein formelleres und professionelleres Aussehen verleihen. Um eine E-Mail im Memoformat zu senden, erstellen Sie die E-Mail und speichern Sie sie als Outlook-E-Mail-Vorlage. Nachdem Sie die Memovorlage hinzugefügt haben, können Sie sie für jede Outlook-E-Mail-Nachricht verwenden, die Sie im Memoformat senden möchten.
Starten Sie Microsoft Outlook. Klicken Sie in der Hauptmenüleiste auf die Registerkarte „Start“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“.
Geben Sie die E-Mail-Adressen und den E-Mail-Betreff der Empfänger in die entsprechenden Eingabefelder oben im Fenster „Neue E-Mail“ ein.
Geben Sie „Memo“ oder das formellere „Memorandum“ oben im Textbereich der E-Mail ein. Wenden Sie die Formatierungen Fett, Unterstrichen, Schriftgröße und Schriftbild auf den Text an, indem Sie auf die entsprechende Formatierungsschaltfläche in der Gruppe „Einfacher Text“ auf der Registerkarte „Nachricht“ des Menübands klicken.
Geben Sie „Datum:“ gefolgt vom Datum des Memos direkt unter der Überschrift „Memo“ ein. Geben Sie in einer separaten Zeile „An:“ gefolgt von den Namen und Berufsbezeichnungen der Empfänger ein.
Geben Sie den Betrefftitel des Memos unter den Datums- und Empfängerinformationen ein; Beispiel: „Re: Überarbeitete Ausgabenprognose“. Geben Sie den Haupttext für das Memo unter dem Betrefftitel ein. Viele Geschäftsnotizen enthalten einen kurzen Hintergrund und eine Einführung, gefolgt von wichtigen Punkten und einer Schlussfolgerung. Drücken Sie nach jedem Absatz "Enter" oder "Return" auf Ihrer Computertastatur, um Absatzumbrüche hinzuzufügen.
Klicken Sie im Hauptmenü von Outlook auf „Datei“ gefolgt von „Speichern unter“.
Wählen Sie „Outlook-Vorlage“ aus der Liste „Speichern als Typ“. Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Vorlage ein; beispielsweise „Memo“ oder „Geschäftsmemo“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die ursprüngliche Memo-E-Mail zu senden, aus der Sie die Vorlage erstellt haben. Sie können nun über die Registerkarte "Entwickler" von Outlook auf die Memo-E-Mail-Vorlage zugreifen. Klicken Sie auf „Formular auswählen“ und wählen Sie in der Dropdown-Liste „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen“. Wählen Sie die Memovorlage aus und klicken Sie dann auf „Öffnen“. Bearbeiten Sie den Inhalt der Vorlage und senden Sie die E-Mail im Memoformat.
Tipps
Wenn Sie die Registerkarte „Entwickler“ im Outlook-Menü nicht sehen können, aktivieren Sie diese Option, indem Sie auf „Datei“ und dann auf „Optionen“ klicken. Klicken Sie im linken Bereich auf "Menüband anpassen". Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben "Entwickler", um diese Option auszuwählen und zu aktivieren. Klicken Sie auf „OK“, um die Registerkarte zum Menüband hinzuzufügen.
Formelle Geschäftsnotizen enthalten normalerweise das Datum und die Namen der Empfänger, aber Ihre E-Mail-Nachricht enthält diese Informationen automatisch im E-Mail-Header. Überspringen Sie Schritt 4, wenn Sie diese Informationen nicht im Hauptteil des Memos wiederholen möchten.
