Das Erstellen eines Benutzerhandbuchs kann eine Versuch-und-Irrtum-Übung bei Recherche, Dokumentation und Formatierung sein, aber das Endprodukt lohnt sich. Die Vorlagen von Microsoft Word bilden den Rahmen, damit Sie sich auf die Präsentation von Informationen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung konzentrieren können. Während Sie mit einer der Word-Vorlagen arbeiten, haben Sie die Freiheit, das Dokument an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Schritt 1
Klicken Sie in Word auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Neu". Doppelklicken Sie im Fenster „Verfügbare Vorlagen“ auf den Ordner „Bücher“. Doppelklicken Sie auf den Ordner "Andere Bücher". Doppelklicken Sie auf die Vorlage „Professionelles Handbuch“. Die Word-Vorlage für das Benutzerhandbuch ist nur ein Ausgangspunkt, wenn Sie das Handbuch an Ihre Anforderungen anpassen. Das Dokument wird in ein neues Word-Fenster heruntergeladen.
Schritt 2
Scrollen Sie durch die Seiten der Benutzerhandbuch-Vorlage, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was enthalten ist, was geändert werden muss und was hinzugefügt werden muss. Word enthält beispielsweise eine allgemeine Titelseite, ein Inhaltsverzeichnis, Kopfzeilen, Textblöcke und Bildplatzhalter sowie Tipps zur Einrichtung des Benutzerhandbuchs.
Schritt 3
Markieren Sie eine Kopfzeile oder einen Textblock. Überschreiben Sie es mit Ihren manuellen Informationen. Wahrscheinlich kopieren Sie vorhandenen Text aus einem anderen Dokument und fügen ihn direkt in die Textfelder der Vorlage ein. Ersetzen Sie den gesamten Platzhaltertext von Word durch Ihren eigenen. Füllen Sie das Handbuch nach Bedarf aus; Vielleicht möchten Sie zuerst den Text hinzufügen, dann die Kopfzeilen und Bilder, oder Sie möchten von der ersten Seite bis zum Ende linear arbeiten.
Schritt 4
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Platzhalterbild oder Bild und klicken Sie auf die Taste „Löschen“, um es zu entfernen. Um Ihre Bilder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Schaltfläche „Bild“. Navigieren Sie zu dem Bild und doppelklicken Sie darauf. Dies ist auch eine ideale Möglichkeit, das Handbuch zu brandmarken, indem Sie Ihr Firmenlogo auf dem Deckblatt und an anderer Stelle im Dokument hinzufügen.
Schritt 5
Klicken Sie auf die Registerkarte "Startseite". Überprüfen Sie die Optionen im Abschnitt Stile des Menübands. Diese bestimmen, wie Abschnitte Ihres Handbuchs aussehen, z. B. der Hauptabsatztext und die Überschriften. Wenn Sie andere Elemente als die der Vorlage verwenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Stile, z. B. "Überschrift 1" und wählen Sie "Ändern". Formatieren Sie die Kopfzeile neu und klicken Sie auf "OK". Alle Stile für Überschrift 1 wurden geändert, sodass Sie sie nicht einzeln durchgehen müssen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Handbuch den internen Stilanforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Schritt 6
Scrollen Sie zur ersten Seite der Vorlage, die in den meisten Vorlagen das Deckblatt ist. Stellen Sie sicher, dass der gesamte Platzhaltertext durch Informationen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung ersetzt wurde.
Schritt 7
Das Inhaltsverzeichnis zeigt die generischen Vorlagenüberschriften. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis und wählen Sie "Feld aktualisieren". Klicken Sie auf das Optionsfeld "Gesamte Tabelle aktualisieren" und dann auf "OK". Dadurch wird das Inhaltsverzeichnis geändert, um Ihre neuen Kopfzeilen und Seitenzahlen widerzuspiegeln.
Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Speichern unter". Geben Sie den Dateinamen des Benutzerhandbuchs in das Feld „Dateiname“ ein, wählen Sie aus, wo das Dokument auf Ihrem Computer gespeichert werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
