Microsoft Office speichert automatisch versteckte Metadaten und persönliche Informationen in allen Dokumenten, die Sie mit dem Microsoft Office-Programm erstellen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie versteckte Informationen und Metadaten aus Microsoft Office-Dokumenten entfernen, um zu verhindern, dass jemand diese Informationen verwendet.
Versteckte Informationen, die an Office-Dateien angehängt sind.
Microsoft Office speichert die folgenden Informationen standardmäßig jedes Mal, wenn Sie eine Datei in einem Office-Dokument erstellen und speichern.
1. Autorenname, Firmenname, Name der Person, die das Dokument kürzlich gespeichert hat. Andere personenbezogene Daten (PII), z. B. E-Mail-Header, Informationen zur Überprüfung, Routing-Belege und Vorlagennamen.
2. Freigegebene oder kollaborierte Dokumente können Revisionszeichen, Kommentare, Tintenanmerkungen, Namen von Personen enthalten, die an dem Dokument gearbeitet haben, Kommentare von Prüfern und Änderungen, die am Dokument vorgenommen wurden.
3. Datum, an dem das Dokument erstellt wurde, Datum, an dem das Dokument geändert wurde, Dokumentrevisionen, Dokumentversionen.
4. Der Name Ihres Computers, der Name des Netzwerkservers oder der Festplatte, auf der das Dokument gespeichert ist.
5. Versteckte Texte oder Zellen, die Sie möglicherweise nicht kennen.
Folgen versteckter Daten in Office-Dateien
Abgesehen von der Übermittlung vertraulicher Informationen können versteckte Daten, die an Ihre Dateien angehängt sind, auch zu Missverständnissen führen, falls Inkonsistenzen zwischen dem, was Sie persönlich über die Arbeit melden, und dem, was das Dokument durch die angehängten verborgenen Informationen und Metadaten übermittelt.
Beispielsweise können Sie dem Kunden melden, dass Ihr Unternehmen 120 Arbeitsstunden für die Erstellung des Dokuments aufgewendet hat. Während jemand auf Kundenseite möglicherweise auf die versteckten Daten zugreift, die an Ihr Dokument angehängt sind, und zu dem Schluss kommt, dass das Dokument von einem anderen Unternehmen erstellt wurde und jemand in Ihrem Unternehmen kaum eine Stunde damit verbracht hat, das Dokument zu betrachten.
Während es im Geschäftsleben durchaus üblich ist, Arbeiten zu untervermieten, möchten Sie diese Informationen möglicherweise nicht an Ihre Kunden weitergeben.
Andere Situationen, in denen versteckte Daten Probleme verursachen können
In anderen Situationen bestehen Datenschutzbedenken hinsichtlich der Art und Weise, wie Microsoft Office Metadaten und persönliche Informationen an die Dokumente anfügt.
1. Sie können eine anonyme Beschwerde nur registrieren, um festzustellen, dass Ihr Name und Ihre Daten über versteckte Metadaten von Dateien zugänglich waren.
2. Sie können ein Dokument auf einer Website veröffentlichen, in der Hoffnung, anonym zu bleiben. Das Ihnen unbekannte Dokument enthielt jedoch genügend Informationen über Sie in den verborgenen Metadaten der Dateien.
3. Möglicherweise sind Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen und versteckter Text mit Ihren Dokumenten verknüpft. Diese können vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse und andere Informationen enthalten, über die Sie möglicherweise nicht offen sein möchten.
4. Sie oder andere Personen, die an der Erstellung eines Dokuments gearbeitet haben, haben möglicherweise bestimmte Kommentare / Bemerkungen abgegeben, die möglicherweise nicht zum Senden an einen Kunden geeignet sind. Diese werden möglicherweise an Ihr Dokument angehängt und sind möglicherweise nicht offensichtlich, wenn Sie nur das Dokument anzeigen.
Daher ist es sinnvoll, die verborgenen Metadaten aus einem Office-Dokument zu überprüfen und zu löschen, bevor Sie sie online veröffentlichen oder an einen Kunden senden.
Versteckte Informationen aus Office-Dokumenten entfernen
So können Sie versteckte Daten und persönliche Informationen aus Office-Dateien anzeigen und entfernen, die mit Microsoft Office 2007 erstellt wurden, wobei die Metadaten im Vergleich zu Office 2010 und 2013 versteckter sind.
1. Öffnen Sie die Datei, aus der Sie versteckte Informationen entfernen möchten.
2. Klicken Sie im oberen Menüband auf die Office-Schaltfläche (siehe Abbildung unten).
3. Zeigen Sie auf Vorbereiten und klicken Sie auf Dokument prüfen (siehe Abbildung unten).
4. Sie werden zum Bildschirm "Dokumentinspektor" weitergeleitet. Klicken Sie dazu auf "Überprüfen".
5. Windows überprüft das Dokument und zeigt die Prüfergebnisse für Ihre Überprüfung an (siehe Abbildung unten).
6. Klicken Sie im Abschnitt Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen auf Alle entfernen, um alle Ihre persönlichen Informationen zu entfernen, die Office an Ihr Dokument angehängt hat. Sie können dieses Verfahren auf andere Abschnitte erweitern, die Sie entfernen möchten.
7. Auf dem nächsten Bildschirm bestätigt Windows das Entfernen von Dokumenteigenschaften und persönlichen Informationen.
Wie Sie unter „Hinweis: Einige Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden“ sehen können, können Sie keine Informationen wiederherstellen, die Sie durch dieses Verfahren löschen werden.
Daher möchten Sie möglicherweise eine Sicherungskopie für Ihre Verwendung und Referenz erstellen, bevor Sie persönliche Informationen und andere Daten aus der Datei löschen, die Sie senden möchten.
Versteckte Daten aus Office 2010- und 2013-Dokumenten entfernen
1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Info.
2. Klicken Sie auf Auf Probleme prüfen und dann auf Dokument prüfen (siehe Abbildung unten).
3. Sie können alle ausgewählten Optionen unverändert lassen oder Abschnitte auswählen, auf die Sie das Dokument untersuchen möchten.
4. Klicken Sie auf Überprüfen, und Office überprüft das Dokument auf die ausgewählten ausgeblendeten Metadaten.
5. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Dokumentenprüfung im Dialogfeld Dokumenteninspektor.
6. Klicken Sie neben den Prüfergebnissen auf die Schaltfläche Alle entfernen für die Arten von versteckten Daten, die Sie aus dem Dokument entfernen möchten.
Verhindern Sie, dass Office Informationen anfügt
Leider gibt es keine Möglichkeit, die Einstellungen zu optimieren und zu verhindern, dass Microsoft Office persönliche Informationen und Metadaten in Dateien speichert.
In Office 2013 können Sie jedoch die Office-Datei, an der Sie arbeiten, so einstellen, dass Metadaten bei jedem Speichern der Datei automatisch entfernt werden. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie sich nicht daran erinnern, versteckte Informationen aus der Datei zu entfernen, bevor Sie sie an den Client senden.
1. Klicken Sie auf das Menü Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Trust Center aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Trust Center-Einstellungen und wählen Sie Datenschutzoptionen.
4. Aktivieren Sie die Option "Persönliche Informationen beim Speichern aus den Dateieigenschaften entfernen".
Hinweis: Manchmal finden Sie möglicherweise "Persönliche Informationen entfernen ...". Option zum Ankreuzen nicht verfügbar. Wenn dies der Fall ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentinspektor (siehe Abbildung oben). Lassen Sie den Dokumentinspektor alle versteckten Informationen entfernen, die an das Dokument angehängt sind.
Als Nächstes können Sie die Datei speichern und erneut versuchen, auf die Datenschutzoptionen des Trust Centers zuzugreifen. Diesmal sollte die Option verfügbar sein und Sie sollten in der Lage sein, das Kontrollkästchen zu aktivieren.
Sie müssen sich bewusst sein, dass diese Einstellung nur auf die aktuelle Datei beschränkt ist und nicht für andere Dateien gilt, die Sie vor dieser Einstellung erstellt haben, oder für neue Dateien, die Sie mit Microsoft Office erstellen. In Microsoft Office gibt es keine Möglichkeit, diese Einstellung als Standardeinstellung festzulegen oder systemweit anzuwenden.
