Buchhaltungssoftware wurde entwickelt, um einen Großteil des Buchhaltungsprozesses zu automatisieren. Ziel ist es, die Buchhaltung einfacher, schneller und genauer zu machen. Obwohl die Software ihren Zweck erfüllt, gibt es Nachteile, wenn Sie sich für Ihre Buchhaltungsanforderungen ausschließlich auf die Technologie verlassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Grundlagen der Buchhaltung sowie den Umgang mit Buchhaltungssoftware zu verstehen.
Kosten
Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, müssen Sie die Software und alle zusätzlichen Lizenzen kaufen, die für andere Benutzer und Computer erforderlich sind. Für einige Software müssen Sie Upgrades oder Updates für zusätzliche Funktionen erwerben. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihr Computer die Software ausführen kann. Wenn nicht, müssen Sie Ihren Computer ebenfalls aktualisieren.
Abhängigkeit von Computern
Wenn Ihr Computer abstürzt oder Daten durch einen Virus beschädigt sind, können Sie Ihre Buchhaltungssoftware nicht verwenden, bis das Problem behoben ist. Dies bedeutet auch, dass Sie keinen Zugriff auf die eingegebenen Daten haben, bis der Computer wieder läuft. Ihre Daten können auch beschädigt sein, was bedeutet, dass Sie die Informationen erneut eingeben müssen, es sei denn, Sie haben Ihre Dateien gesichert. Darüber hinaus ist Ihre Software bei einem Stromausfall unbrauchbar, es sei denn, Sie verwenden einen batteriebetriebenen Laptop.
Betrug
Buchhaltungssoftwaredaten erfordern zusätzliche Sicherheitsstufen, um Probleme wie Betrug und Unterschlagung zu verhindern. Software erleichtert es Benutzern, Daten zu ändern, wodurch Betrug leichter zu bewerkstelligen ist. Infolgedessen besteht ein erhöhter Bedarf an internen Auditoren, Datenungenauigkeiten zu überprüfen. Außerdem müssen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um die Kontrolle der Benutzer über die Funktionen einer Buchhaltungssoftware zu begrenzen.
Zusätzliche Software
Die meisten Buchhaltungssoftwares erfordern zusätzliche Software, um Berichte anzuzeigen. Mit einigen Programmen können Sie beispielsweise Daten als PDF-Datei oder Excel-Tabelle exportieren. Dies ermöglicht Benutzern ohne das Buchhaltungsprogramm, die Daten anzuzeigen. Die Betrachtungssoftware kann jedoch für den Benutzer zusätzliche Kosten verursachen.
Menschlicher Fehler
Während es leicht ist, Zahlen falsch aufzuschreiben, ist es noch einfacher, eine Zahl falsch einzugeben. Eine zu schnelle Eingabe von Daten in die Buchhaltungssoftware kann zu schwerwiegenden Fehlern führen. Wenn das Programm Berechnungen durchführt, kann es schwieriger sein, die Ursache des Problems zu ermitteln. Tabellenkalkulationen, digitale Ledger oder schriftliche Ledger machen das Tracking einfacher und schneller.
Ausbildung
Buchhaltungssoftware erfordert, dass Sie sich die Zeit nehmen, um zu lernen, wie man sie verwendet. Auch wenn Sie ein erfahrener Buchhalter sind, müssen Sie dennoch lernen, was die einzelnen Schaltflächen und Menübefehle bewirken, um die Buchhaltungssoftware effektiv zu verwenden. Diese Lernkurve kann zu kostspieligen Fehlern führen. In einigen Fällen kann eine bezahlte Schulung erforderlich sein, um bestimmte Aufgaben zu erlernen. Wenn Sie nicht technisch versiert sind, könnte der Prozess noch schwieriger sein.
Zeit
Viele Buchhalter stellen fest, dass es länger dauert, Daten in eine Buchhaltungssoftware einzugeben, als sie zu schreiben oder in eine Tabelle einzugeben. Aufgrund von Schritt-für-Schritt-Bildschirmen dauert der Prozess oft länger, insbesondere für diejenigen, die die Software nicht oft verwenden oder noch nicht mit dem Programm vertraut sind. Erfordert die Software zahlreiche Schritte zur Eingabe der Grunddaten, kann der Zeitaufwand die Vorteile der automatischen Berechnungen überwiegen.
